Создание заполняемых pdf форм

Создание заполняемых pdf форм

Советы, трюки, хитрости, инструкции, руководства

Страницы

28 сентября 2014 г.

LibreOffice: Создание PDF с формами для заполнения

1. Откройте LibreOffice Writer и создайте новый документ.

2. Перейдите в «Вид → Панели инструментов → Элементы управления» и включите панель «Элементы управления».

Эта панель позволяет добавлять различные поля формы в документ.

3. Теперь выберите любой из элементов формы (например, «Текстовое поле») и прижимая левую кнопку мыши растяните его до нужного размера.

4. Дважды щелкните на текстовом поле левой кнопкой мыши.

Появится окно управления, в котором можно отредактировать метаданные текстового поля (размер, форматирование и т. д.) или добавить событие.

5. После размещения необходимых элементов перейдите в «Файл → Экспорт в PDF». В меню экспорта необходимо установить флажок «Создать PDF-форму». В качестве формата передачи можно использовать любой. Чаще всего используется формат FDF.

Создание PDF-форм с помощью LibreOffice

PDF формат часто используется в качестве окончательного формата публикации, для отправки документов, которые являются полными и не подлежат редактированию. Менее известно, что PDF имеет опцию, которая позволяет создать заполняемую форму. Ее можно редактировать и сохранять. Большинство стандартных PDF-просмотрщиков могут быть использованы для редактирования формы.

Это обеспечивает простой и практический метод для публикации форм, которые пользователь может заполнить с помощью клавиатуры, а не на бумаге. Форма дает понять пользователю, какие поля должны быть заполнены, и редактируя их пользователь не рискует разорвать макет формы.

Чтобы посмотреть пример формы PDF скачайте и откройте следующий файл PDF.

Пример PDF можно открывать и редактировать с помощью стандартного просмотра PDF. Например: Foxit Reader, Adobe (Acrobat) Reader и других. После обновления полей с информацией, сохраните форму с помощью меню Файл — Сохранить.

Создание PDF-формы

LibreOffice может создавать PDF –файлы. Это делается с помощью меню Файл — Экспорт в PDF . Любые типы документов: текст, таблицы, слайд-шоу могут быть выведены как PDF. Эти файлы только для чтения, они не являются формами.

Чтобы создать форму PDF нужно использовать LibreOffice.Writer. Для каждого заменяемого текста должны быть заданы специальные поля. Для того, чтобы вставлять и редактировать эти поля используются специальные меню "Элементы управления " в панели инструментов. Для использования «формы управления» на панели инструментов выберите меню Вид — Панели инструментов — Элементы управления.

При этом откроется небольшое меню с типичными элементами графического интерфейса, такие как текстовые поля, списки, переключатели. Одной из важных является кнопка — значок руки с указательным пальцем на кнопку. Эта кнопка включает или отключает режим редактирования.

Пример говорит больше, чем тысяча объяснений. Таким образом, чтобы начать Загрузите файл Создание форм в pdf пример, который является документом формата ODT (OpenDocumentText) и открыть его нужно в LibreOffice.

Примечание: Если файл открыт непосредственно по ссылке загрузки, он будет открыт в LibreOffice в режиме Только для чтения, и сохранить изменения в нем будет невозможно. В этом случае при использовании LibreOffice выберите в меню Файл — "Сохранить как . " , чтобы сохранить документ в новое место под другим именем.

Типы полей PDF формы

В примере форма содержит большинство типичных полей:

  • Поле выбора — поле флаг, который может быть с галочкой или без нее, смотрите поля флажков установки языка.
  • Текстовое поле — простой текст, смотри поля фамилия , имя.
  • Список элементов — окно списка, где пользователь выбирает один из перечисленных элементов. Смотри поле Пол .
  • Комбинированный список — комбинированный список и текстовое поле, т.е. пользователь может либо использовать список или ввести новый текст. Смотри поле Страна.

Этих типов полей должно быть достаточно, чтобы сделать большинство форм.

Для того, чтобы PDF-форму можно было заполнить в большинстве программ для просмотра PDF, рекомендуется использовать только их. Некоторые из других типов полей, могут не работать.

Для добавления нового поля нажмите в форме Управление элементами на нужный элемент, курсор примет вид знака плюс. Поместите плюс в документе в нужное место и растяните размер поля до нужной величины. Точный размер поля можно отрегулировать позже.

Свойства поля PDF формы

Для просмотра и редактирования свойств поля, просто дважды щелкните на нем.

Примечание: Если после двойного клика по полю, не открывается окно свойств, проверьте, что режим разработки включен в форме управления меню. См выше.Важно, что поля являются достаточно высокими для используемого шрифта. Если шрифт установлен в Arial 11 пунктов., Поле должно быть не менее 7 мм. Если поле слишком мало, текст может выглядеть правильно в одном средстве просмотра PDF, но будет обрезан сверху или снизу в другом.

Рекомендуется установить Привязку поля "Как символ", потому что это позволяет легко изменять положение полей.

Для полей Список и Комбинированный список используется свойство "Элементы списка" для установки элементов в списке. Нажмите значок треугольник вниз и напишите один элемент в каждой строке.

Примечание: Используйте комбинацию клавиш Shift и Enter, чтобы добавить новую строку. Нажатие только Enter закроет список.

Чтобы создать новый макет с другими полями ввода, можно копировать поля и изменять их свойства.

Читайте также:  Описание zyxel keenetic ultra

В свойствах поля в графе имя установите уникальное имя для каждого поля.

Как дополнить или изменить "элементы списка"

Рассмотрим пример работы с объектом Список в LibreOffice Writer.

При необходимости отредактировать готовый список в формы, созданной в LibreOffice Writer, выполните следующие действия:

  1. Включите режим нажмите на панели Элементы управления кнопку, обозначенную цифрой 1 (смотри рисунок "Работа с формами в LibreOffice")
  2. Выделите объект Список в вашем документе и нажмите кнопку 2 (можно сделать двойной клик на объекте).
  3. Откроется окно свойств объекта Список (см.рисунок ниже). На вкладке Общие прокрутите список свойств до позиции Элементы списка (выделено красной рамкой).
  4. Нажмите треугольник справа, чтобы перейти к редактированию элементов списка.
  5. Кликните в строку с нужным элементом и измените его значение. Чтобы добавить новый элемент в список, установите курсор в конце названия элемента и нажмите одновременно клавиши Shift и Enter. Будет добавлена пустая стока, в нее можно вписать новый элемент списка.
  6. Закройте окно свойств и отключите режим Элементы управления.


Создание группы переключателей

Для создания группы переключателей нам понадобиться дополнительная панель инструментов. Вызываем ее нажатием кнопки 3 (смотри рисунок «Работа с формами в LibreOffice»)
Для удобства работы рекомендую воспользоваться мастером. Включаем его кнопкой 4. Далее на дополнительной панели включаем режим «Группа» — кнопка 5.

Теперь при зажатой левой кнопке мыши растягиваем прямоугольник (область переключателей). После отпускания кнопки появится окно мастера.

В этом окне последовательно вводим названия параметров, добавляя их в список справа кнопкой с двойной стрелкой.
Нажимаем кнопку Далее. И переходим к следующему шагу.


Нажимаем кнопку Далее. И переходим к следующему шагу. Здесь также все оставляем по умолчанию.

Нажимаем кнопку Далее. И переходим к следующему шагу. Здесь задаем название группы. В моем примере — это вопрос.

В документе появится следующая область.

Растяните или уменьшите размеры, с помощью зеленых маркеров.

Данная последовательность шагов гарантирует правильную работу переключателей в форме PDF. Проверено в Adobe Acrobat Reader и Foxit Reader.

Порядок заполнения полей пользователем в PDF форме

Когда были добавлены и расположены на странице все поля, необходимо установить последовательность, по которой пользователь может перейти с одного поля, при использовании клавиши табуляции, к другому. Для того, чтобы установить порядок табуляции нужно выбрать любое поле и в окне свойств, в "Порядок" нажмите на кнопку ". " справа. В новом окне откроется со списком имен всех полей на странице. Вы можете отсортировать поля путем перетаскивания или используя автоматическую сортировку.

Вывод в формате PDF

Когда форма заполнена, сохраните документ как ODT (OpenDocument Text). Документ будет необходим, чтобы исправить ошибки или позже обновить форму.
Чтобы сгенерировать вывод PDF-формы из документа, используйте меню Файл — "Экспорт в PDF . ". Появится окно "Параметры PDF". На вкладке Общие убедитесь, что флажок "PDF / A-1a" снят и флажок "Создать форму PDF" отмечен. Рекомендуется установить "Формат передачи" для FDF. Нажмите кнопку Экспорт.

Если вы не увидели такого окна, зайдите в Сервис — Параметры — LibreOffice — Общие. Поставьте галочку на пункте Использовать диалоги LibreOffice.

Рекомендуется проверить созданный файл, чтобы убедиться, что все работает, как ожидалось. Проверьте вашу форму с одним или двумя другими PDF просмотрщиками.

Друзья! Очень надеюсь, что вы получили пользу от прочтения этой статьи. Если это так, расскажите о ней в социальных сетях. Кнопки ниже. Пусть и ваши друзья будут в курсе.

Дополнительная информация:

Дорогой читатель! Вы посмотрели статью до конца. Получили вы ответ на свой вопрос? Напишите в комментариях пару слов. Если ответа не нашли, укажите что искали.

PDF (сокращение от Portable Document Format), вероятно, является одним из самых популярных при создание заполняемых форм PDF форматов файлов в большинстве офисов благодаря своим очевидным преимуществам: он может содержать страницы текста и десятки изображений, но размер файла остается относительно небольшим, что делает PDF-файлы быстрыми и легкими с помощью @-meil или загрузка в облаке. Кроме того, PDF-файлы гарантируют, что документы точно воспроизводятся на любом устройстве, не влияя на форматирование презентаций или ошибок.

Вместе эти две вещи создают нечто, что может значительно сократить объем бумажной работы в компаниях: формы PDF, которые можно заполнять непосредственно на ПК. Это намного быстрее и менее подвержено ошибкам, чем ввод информации вручную. Кроме того, проще делиться, анализировать и архивировать цифровые документы с клиентами или коллегами.

Мы объясним, как вы можете повлиять на создание заполняемых форм PDF.

Создание заполняемых форм PDF с помощью MS Word: это возможно?

Ответ прост: нет, с помощью MS Word вы не можете создать заполняемые формы PDF, это не та программа.

Хотя некоторые источники в Интернете утверждают иначе: с помощью хорошо известного приложения Microsoft для Microsoft Office можно создавать как статические формы для печати, так и интерактивные формы для заполнения непосредственно на компьютере (так обстоит дело с другими приложениями Office, такими как Пример Excel). С помощью инструментов разработчика, скрытых в настройках Включить, вы можете получить доступ ко всему спектру функций и параметров дизайна. С их помощью вы можете легко добавлять текстовые поля, всплывающие окна и выпадающие списки в ваш документ, защищать его от редактирования третьими лицами, делиться им с соответствующими людьми и оценивать вашу форму статистически (при условии наличия соответствующих знаний). Word также предлагает различные шаблоны для загрузки: например, создание заполняемых форм PDF вы не найдете, но формы для обратной связи с руководством или календари, которые можно использовать для организации еженедельного распределения задач в компании есть.

Читайте также:  Как отключить пин код на экране блокировки

Теперь в Word также можно сохранять документы напрямую в формате PDF. Проблема в том, что процесс памяти теряет все интерактивные элементы вашей формы, поэтому она не может быть заполнена. То же самое происходит, если, например, вы используете создание заполняемых форм PDF, такой, как PDF24, в качестве драйвера для виртуального принтера.

Сохраненная в формате PDF, ваша форма, созданная в MS Word и изначально заполняемая, теряет все свои интерактивные элементы.
Причиной того, что Word не может создавать заполняемые PDF-формы, является просто отсутствие совместимости между собственными форматами файлов Microsoft и Adobe, вряд ли будут исправлены обеими компаниями. Таким образом, анкеты и анкеты, разработанные с использованием приложения Microsoft и сохраненные в формате PDF, подходят только для печати на бумаге и заполнения их вручную. Однако в этих условиях вы можете также удалить интерактивные поля ввода и вместо этого создать таблицу с пустыми ячейками. Этого, безусловно, достаточно для простых списков посещаемости, но это решение оставляет желать лучшего для более сложных проектов.

Бесплатное решение: создание заполняемых форм PDF с OpenOffice

Возможное решение проблемы обеспечивается бесплатными офисными приложениями OpenOffice и LibreOffice. Потому что формы, созданные с помощью этих программ, сохраняют свои интерактивные элементы даже после сохранения в PDF. Любой, кто уже работал с MS Office, также сможет быстро справиться с конкурирующими продуктами: создание заполняемых форм PDF работает практически одинаково в разных программах.

Именно то, что вам нужно сделать для создание заполняемых форм PDF, объясняется OpenOffice Writer, бесплатным эквивалентом MS Word (в принципе, такие формы также можно создавать во всех других приложениях OpenOffice — как в Calc):

  1. Откройте OpenOffice.
  2. Нажмите «Файл», «Новый», «Документ формы XML», чтобы создать новый документ, в котором также возможны формы.
  3. Теперь нажмите на пункт меню «View» в «Панели инструментов», "Form Controls", чтобы отобразить панель инструментов для создания заполняемых форм PDF. Это выглядит как отдельное окно, но также может быть прикреплено к строке меню в верхней части окна.
  4. Чтобы начать разработку формы, все, что вам нужно сделать сейчас, это активировать «Режим дизайна» на панели инструментов.

На панели инструментов доступны следующие элементы:

  • Флажок: пустое поле, которое пользователь готовой формы может отметить или снять метку с помощью щелчка мыши (или другого значка). Например, вы можете отметить правильный пол в форме заявки.
  • Текстовое поле: свободное поле, в которое пользователь может записать определенное количество текста, например, для дополнительных комментариев или отзывов в форме.
  • Отформатированное поле: здесь пользователь может ввести числовое значение, которое зависит от предопределенных правил создателя. Например, выбор возможных номеров может быть ограничен номерами от 1 до 10.
  • Кнопка: Эта функция создает кнопку, которая может быть соединена с макросом. Макросы — это более или менее сложные последовательности команд, которые могут быть вызваны такой кнопкой без необходимости повторного ввода всех записей пользователем. Например, вы можете автоматически ввести свой адрес в форму одним нажатием кнопки. Макросы в основном используются в OpenOffice Calc и работают так же, как их аналоги в Microsoft Excel.
  • Кнопка радио: Специальная форма маркировки поля, которое особенно полезно для множественного выбора анкет. Если вы объедините несколько таких полей в одну группу, только одно из них может быть выбрано одновременно.
  • Окно списка: эта функция создает раскрывающееся меню с выбором параметров, предварительно установленных создателем формы. Поле со списком также может быть связано с существующим источником данных.
  • Combo коробка: Он работает как поле списка, который позволяет пользователю формы, но ввести дополнительную информацию, если они хотят, чтобы выбрать любого из предустановленных вариантов.
  • Поле метки: используется для добавления описательного текста (метки) ко всем интерактивным элементам. Таким образом, например, вы можете пометить поля и расположить их вместе с сопроводительным текстом в документе.
  • Другие элементы управления: они предоставляют другие полезные функции в зависимости от версии OpenOffice. Это включает, например, ползунок, который позволяет пользователю формы прокручивать набор номеров (например, годы рождения). Поле даты, в свою очередь, добавляет предварительно отформатированное поле ввода даты в вашу форму.

По двойному щелчку на любом интерактивном элементе, вы можете настроить его свойства в деталях. Это включает в себя как высоту и ширину поля ввода, так и его рамку, заголовок и стиль (плоский или с «эффектом 3D»). Чтобы упростить работу с формой, вы также можете копировать и вставлять элементы со всеми их настройками. Время от времени отключайте режим дизайна, чтобы проверить свои интерактивные элементы.

Читайте также:  Как убрать панель задач в виндовс 10

Когда вы закончите, нажмите «Файл», а «Экспорт в PDF», чтобы превратить ваш документ OpenOffice в заполняемый файл PDF. Пользователи могут легко открывать, заполнять и, при необходимости, распечатывать или сохранять контент и отправлять его обратно вам практически с помощью любого устройства для чтения PDF.

По двойному щелчку на любом интерактивном элементе, вы можете настроить его свойства в деталях. Это включает в себя как высоту и ширину поля ввода, так и его рамку, заголовок и стиль (плоский или с «эффектом 3D»). Чтобы упростить работу с формой, вы также можете копировать и вставлять элементы со всеми их настройками. Время от времени отключайте режим дизайна, чтобы проверить свои интерактивные элементы.

Когда вы закончите, нажмите «Файл» а «Экспорт в PDF», чтобы превратить ваш документ OpenOffice в заполняемый файл PDF. Пользователи могут легко открывать, заполнять и, при необходимости, распечатывать или сохранять контент и отправлять его обратно вам практически с помощью любого устройства для чтения PDF.

Создание заполняемых форм PDF с помощью Adobe Acrobat

Хотя, таким образом, можно создать заполняемые формы PDF с помощью адобе акробат совершенно бесплатно, многие пользователи по-прежнему клянутся в профессиональном, хотя и дорогостоящем, стандартном решении: Adobe Acrobat.

С одной стороны, это может быть связано с тем, что не каждый клиент или коллега имеет лицензию MS Office или хочет использовать OpenOffice или LibreOffice. Кроме того, Adobe предлагает с помощью собственной программы некоторые специальные функции, которые не могут конкурировать с конкурентами. Наиболее выдающейся особенностью является автоматическое и удивительно надежное обнаружение полей формы в цифровых файлах и даже отсканированных бумажных документах. С помощью программного обеспечения Adobe вы даже можете преобразовать форму MS-Word в заполняемый PDF.

Это работает следующим образом:

  1. Нажмите «Формы» на панели инструментов « Запуск мастера форм» (процедура и названия меню могут сильно различаться в зависимости от версии, наши инструкции относятся к Adobe Acrobat).
  2. В открывшемся окне выберите источник вашей формы. Acrobat может открывать существующие электронные формы (файлы PDF, Word или Excel, а также многие другие форматы), а также конвертировать отсканированные бумажные документы в форму (в качестве альтернативы вы можете создать заполняемую форму PDF с помощью шаблонов).
  3. Мастер Форма будет автоматически обнаруживать все статические поля формы и переименовать его, используя окружающий текст. Этот процесс происходит в одно мгновение и имеет высокий уровень успеха. Но может также случиться, что Acrobat забудет поле или неверно интерпретирует визуальную разделительную линию как поле подписи. В этом случае вы можете быстро устранить ошибку, вставив, переместив или удалив элементы формы самостоятельно.

Кроме того, программа предлагает интересные дополнительные функции, некоторые из которых представлены ниже более подробно:

  • Интерактивные формы можно заполнять быстрее, перепрыгивая из поля ввода в поле ввода с помощью клавиши Tab, вместо того, чтобы щелкать мышью каждый элемент по отдельности. В Adobe Acrobat можно установить порядок вкладок, чтобы сделать этот процесс максимально эффективным.
  • В сочетании с Adobe Sign в формы можно добавить поле для цифровой подписи.
  • Еще одним дополнительным инструментом в Acrobat является поле штрихкода. Это автоматически переводит все входные данные формы в уникальный штрихкод, который можно считывать и интерпретировать с помощью соответствующего оборудования. Это облегчает оценку и архивирование форм, если они возвращаются вам в бумажном виде по почте или по факсу.
  • Готовые PDF-формы можно также распространять среди своих клиентов и коллег с помощью Adobe Acrobat по электронной почте или через внутренний сервер. Программа также позволяет отслеживать статус подтверждений и отправлять автоматические напоминания в случае пропущенных сроков.

Для всех дополнительных функций Adobe предлагает обширные учебники на своем веб-сайте. Кроме того, существует бесплатная пробная версия Adobe Acrobat , которая действует в течение 14 дней и помимо создания позволяет редактирование PDF-файлов и сокращение документов этого типа файлов.

Помимо этого, существует множество альтернатив Adobe Acrobat с аналогичной функциональностью. Создание заполняемых форм PDF обычно выполняется только в профессиональных версиях этих программ (например, Qoppa PDF Studio, PDF-XChange Editor) или в контексте платного пробного программного обеспечения по созданию заполняемых форм PDF (например, Foxit Phantom PDF, Nitro Pro) возможно.

Вывод: даже свободное программное обеспечение дает хорошие результаты

Интерактивные формы PDF уменьшают бумажный хаос и их легко и быстро создавать. Однако с помощью Microsoft Office вы можете выполнять только проектные работы. Чтобы сделать PDF действительно заполняемым, ему нужен Adobe Acrobat или альтернативная программа. Если вы не хотите тратить на это деньги, вы также можете использовать бесплатный пакет OpenOffice вместо дорогостоящего решения Adobe. Бесплатное программное обеспечение по созданию заполняемых форм PDF также обеспечивает удовлетворительные результаты, которые можно прочитать и дополнить практически любым устройством для чтения PDF.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector