Связанные поля в word

Связанные поля в word

Как в Word сделать выпадающий список? Вставляем раскрывающееся текстовое поле со списком в ворд

Table of Contents:

Иногда вам может понадобиться текст, который должен перетекать из одного текстового поля в другой (а может быть, еще и после этого!). В этом случае вам необходимо использовать Word 2007 для создания связанных текстовых полей. Например, вы можете использовать текстовые поля для создания боковой панели с текстом, связанным с вашим документом. Если боковая панель особенно длинная, вы можете продолжить ее в другом текстовом поле.

Выполните следующие действия, чтобы создать набор хорошо связанных текстовых полей:

1Выберите текст, который хотите поместить в ряд текстовых полей.

Создание связанных текстовых полей часто бывает проще, если вы сначала создадите текст для их ввода.

2Создайте два или более текстовых поля.

Нужно ли обновлять текстовые поля? Вот что вы делаете: сначала нажмите кнопку «Текстовое поле» в группе «Текст» на вкладке «Вставка». Затем выберите «Извлечь текстовое поле» в появившемся меню. Теперь нажмите, где вы хотите, чтобы появился один угол текстового поля, и перетащите туда, где вы хотите, чтобы противоположный угол. Затем отпустите кнопку мыши.

3Выберите текст, введенный в шаге 1, и нажмите Ctrl + C.

Текст копируется в буфер обмена.

4Выберите первое текстовое поле и нажмите Ctrl + V.

Текст из буфера обмена вставляется в текстовое поле. Текстовое поле отображает как можно больше текста; остальное скрыто.

5 Щелкните правой кнопкой мыши текстовое поле и выберите «Создать ссылку текстового поля».

Курсор меняется на странную кофейную чашку.

6Щелкните второе текстовое поле.

Дополнительный текст, который переполняется в первом текстовом поле, переливается во второй.

7Если вы хотите пролистывать текст в дополнительные текстовые поля, повторите шаги 5 и 6.

Вы можете связать столько текстовых полей вместе, сколько хотите.

6.1 Поля ms Word

Поле – это набор инструкций, результатом которых являются текст или графическое изображение, вставленное в документ.

Поля используются для размещения в документе переменных данных, например номер страницы (поле PAGE) или текущей даты (поле DATE).

Читайте также:  Как узнать id мыши bloody

Поля вставляются автоматически при создании перекрестной ссылки. Кроме того, использование полей позволяет организовать автоматическое обновление сведений о документе (фамилию автора, имя файла и т.д.), выполнить вычисления, установить связи с другими документами и объектами и многое другое.

Просмотр полей в документе

Следует различать код поля (инструкции, заключенные в фигурные скобки) и результат поля – это текст или графика, вставленные в документ при выполнении инструкции. Переключение между тем и другим – Shift + F9. Вы можете просмотреть все коды полей в документе:

Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите пунктПараметры Word.

В разделе Дополнительно установите флажок Показывать коды полей вместо их значений (рисунок 6.1).

Рисунок 6.1 – Настройка параметров Word

Сочетание клавиш Alt + F9 переводит коды полей (записи в специальных фигурных скобках) (рисунок 6.2) в значения полей (результат вычислений) (рисунок 6.3) и наоборот.

Рисунок 6.2 -– Вид оглавления в кодах полей

Рисунок 6.3 – Вид оглавления в значениях полей

Обнаружить поле в документе очень просто – когда ваш текстовый курсор попадает на поле, оно выделяется серым цветом. Если этого не происходит, выполните настройку

Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите пунктПараметры Word.

В разделе Дополнительно установите Затенение полей (Рисунок )

Автоматическая вставка поля

Многие поля вставляются автоматически, если вы выполняете соответствующую команду меню.

На закладке Вставка: Гиперссылка, Закладка, Перекрестная ссылка, Номер страницы, Дата и время, Объект, Текст из Файла, Формула.

На закладке Ссылки: Оглавление, Предметный указатель, Сноска, Название (к рисунку, таблице или другому объекту), Перекрестная ссылка, Предметный указатель.

При работе с таблицей — Формула на вкладке Макет.

При выполнении слияния документов поля слияния расставляются, используя вкладку Рассылки.

Вставка поля через вкладку Вставка

Практически любую инструкцию поля можно вставить при помощи вкладки Вставка в группе Текст (рисунок 6.4) выберите команду Экспресс-блоки, а затем выберите пункт Поле.

Читайте также:  Где находится архив в гугл диске

Рисунок 6.4 – Группа «Текст»

Иногда к инструкции поля необходимо добавить дополнительные параметры. Например, при вставке некоторых свойств документа (поле DOCPROPERTY), необходимо указать, какое именно свойство вы хотите вставить. Для этого нажмите кнопку Параметры, в открывшемся окне выберите ключевое слово (например, "Company") и нажмите кнопку Добавить. Сформированную таким образом инструкцию вставьте в документ (рисунок 6.5).

Рисунок 6.5 – Выбор поля

Непосредственная вставка поля

Можно также нажать клавиши CTRL + F9, чтобы вставить пустые фигурные скобки, и ввести соответствующие инструкции между ними. Ограничивающие поле фигурные скобки <> нельзя вводить с клавиатуры.

Обновление полей

Даже если информация, которую вы вставили с помощью поля, изменилась (например, сменилась дата), результат поля не изменяется до тех пор, пока поле не будет обновлено. Для этого поместите курсор в поле и нажмите F9. Если требуется обновить все поля в документе, придется выделить весь документ (Ctrl +5 NumLock) и нажать F9. Поле может обновляться перед печатью документа:

Щелкните значок Кнопка Microsoft Office , а затем выберите пункт Параметры Word.

В разделе Экран установите Обновлять поля перед печатью (рисунок 6.6).

Рисунок 6.6 – Настройка обновления полей при печати

Некоторые поля, например Date и Time обновляются при открытии документа.

Если необходимо, чтобы какое-либо поле обновлялось, его можно заблокировать – клавиши Ctrl + F11. Снять блокировку с поля можно комбинацией Ctrl + Shift + F11.

Чтобы навечно зафиксировать результат поля, т.е. заменить инструкцию текстом или графикой, нажмите Ctrl + Shift + F9. Эта процедура называется отсоединением поля или разрывом связи с полем.

Смарт-документы — это документы, использование которых помогает работать с данными. В качестве таких документов могут выступать формы и шаблоны.

Их использование наиболее эффективно в процессе работы, например при заполнении форм оценки деятельности сотрудников организации за год, при условии, что для этой цели уже использовался шаблон Microsoft Word. Теперь, если преобразовать этот шаблон в смарт-документ и подключить к базе данных, произойдет автоматическое заполнение некоторых сведений, например имени сотрудника, его табельного номера, имени руководителя и т. д. Когда заполнение формы будет завершено, появится кнопка, позволяющая перейти к следующей стадии обработки. Например, форма может быть автоматически отправлена руководителю. При этом смарт-документ отслеживает, на какой стадии в процессе обработки находится форма, и определяет дальнейшие действия.

Читайте также:  Vmware кластер из двух серверов

Смарт-документы также помогают вносить изменения в содержание. Например, при написании контрактов должностные лица могут вставлять существующие шаблоны, а журналисты могут добавлять имена авторов статей или другой, часто употребляемый текст, при создании публикации.

Смарт-документы позволяют упростить обмен сведениями, взаимодействуя с различными базами данных и другими приложениями Microsoft Office, а также используют сервер Microsoft BizTalk для учета делопроизводства. Также можно взаимодействовать с другими приложениями Microsoft Office. Например, можно отправлять сообщения электронной почты с помощью Microsoft Outlook, не выходя из документа и не запуская Outlook.

Смарт-документы создаются и распространяются специалистами отдела информационных технологий. Чтобы посмотреть, является ли документ Word смарт-документом, найдите присоединенный к нему пакет расширения XML (Пакет расширения XML. Набор файлов, управляемых XML-файлом manifest, которые расширяют возможности отображения и доступные действия в документах Microsoft Word или Microsoft Excel.) (меню Сервис, команда Шаблоны и надстройки, вкладка Пакеты расширения XML).

Примечание. Средства XML, за исключением сохранения XML-документов с помощью XML-схемы Word, доступны только в Microsoft Office — профессиональный выпуск версии 2003 и отдельном выпуске Microsoft Office Word 2003.

Пакет расширения XML содержит набор компонентов, включая файлы Extensible Markup Language (XML) (Язык XML (Extensible Markup Language). Сжатая форма общего языка разметки SGML (Standard Generalized Markup Language), позволяющая разработчикам создавать настраиваемые теги, обеспечивающие более гибкое упорядочение и представление информации. ) и манифест, содержащий ссылки на эти компоненты. При открытии документа с присоединенным пакетом расширения XML откроется область задач Действия с документами, которая включает в себя средства для выполнения задач и справку по использованию смарт-документа. Возможности, предоставляемые смарт-документом, определяются его разработчиком.

Ссылка на основную публикацию
С какими веб серверами возможно использование системы
Если при установке продукта для выбора не доступна база данных Oracle это значит, что используется дистрибутив продукта, не соответствующий лицензионному...
Рекавери на китайском языке перевод
Рекавери (recovery) – программный режим восстановления, встроенный в операционную систему устройства (планшета, смартфона, дескопта). Использование программы позволяет произвести сброс настроек,...
Рецепты для аэрофритюрницы с фото
Аэрофритюрница (фритюрница-печь без масла) приведет в восторг практически всех: любителей сытно и вкусно поесть, приверженцев правильного питания, и тех, кто...
Самая надежная топология сети
Дайте определение понятия топология. Сетевая топология (от греч. τόπος, - место) — способ описания конфигурации сети, схема расположения и соединения...
Adblock detector